年會策劃前需要做的準備工作及注意事項
發布時間:2019-01-16   來源: 青島活動執行公司 新聞資訊   瀏覽次數:

   如果想要舉辦好一場年會,那么就要先了解一下年會策劃前需要做的準備工作及注意事項,避免在進行年會的時候出現意外。在舉辦年會的時候,不僅僅是本公司的人會參與,還會有其他公司的人也過來,因此為了將年會辦好,公司都會請專業的策劃公司來進行策劃。

 
  但是,隨著時間的演變,有些企業的年會形式日益單一,純粹地發發言,聚聚餐,抽抽獎,頂多唱唱歌就算結束。如何突破傳統極限,烹制年會盛宴,是每個企業年終歲首不得不去考慮的問題。百谷文化傳播認為,要想辦好一臺年會,需注意一下幾個方面。
 
  一、會議組織準備:
 
  正如任何事情一樣,完整的結局來自精確的準備。在年會準備工作上,應該具備組織準備和物質準備以及相關工作程序方面的準備工作。只有做到未雨綢繆,才可能有水到渠成的功效。應責定專人成立年會籌備組,召開會議,詳細策劃年會的事宜,落實工作到專人以及最后的時間限定。在企業上下營造年會氣氛,通過宣傳、海報、郵件、網站等等形式,也可以在年會前通過征集公司年會主題、公司年會標語口號、企業年會的背板等,吸引員工的參與關心意識。
 
  根據會議所需要的具體內容購買相關物品、年會獎品等,攝影人員要求安排專人為會議全程攝影,活動的場面以及到會議結束的照片等,或整理制作光盤共享或發與參與者紀念等。會議報道人員,要求在會議期間確定采訪報道主題,在年終結束后在公司的宣傳媒體上網站或報刊,報道出公司的主張,年會情況。
 
  二、會議形式及內容:
 
  1、要準備出詳細的時間進度表,并且經過論證,保證在年會出發前,或開始前,熟知于公司每一個位參加人員,這樣是保證年會成功、準時、有序的保證。會議形式一種是領導發言總結,大家聽會,之后會餐活動;另一種是領導大會作全年工作總結,明年工作展望,然后立即轉入分會場分組討論公司熱門話題,各分會場拿出討論材料,在主會場安排專人作報告,之后會餐活動。
 
  2、年會是一年工作的總結和鑒定,次年工作的展望和設想。也是放松心情、凝聚精神、交流溝通的聚會,會議是一個側重點,娛樂更是年會所必須,畢竟年會是公司領導的大事,福利是員工的大事,在年會得到高高興興的玩樂、輕輕松松的放松、愉快地享受才是大多數成員的想法和需要。
 
  3、年會是否精彩,完全取決于節目是否精彩,開場不要拘于形式化,大方得體,簡短到位的開場最有震撼力。企業年會的節目,首先應該體現集體的風采,其次,節目要有創意。企業激情演藝要以員工的表演為主,8-12個節目即可,開始時要大氣、出乎意料、有企業積淀的內容;中間要有激情飛揚、現代活力,客戶有人支持的內容或優秀員工獎勵的內容;結尾要有感動的、感恩的內容,或是激勵、激揚人心的內容!夠全體在場人員回味和引發歸屬感的內容!
 
  4、可以用更新穎的方式去進行抽獎,中間要穿插晚會游戲,抽獎活動,現場PK的內容!比如做個展板,上面把企業產品名稱和獎品對號入座,先要參與游戲或者問答,然后選產品抽獎,過五關斬六將,雖不容易但很有氣氛,還很好的體現了公司的文化底蘊。
 
  總之,會議的時長、地點、形式、費用預算,一般控制在4個小時左右較好,如有晚宴,時間另計2-3小時,晚會和晚宴結合,5個半小時左右即可。點到為止,見好就收,完美的往往不是最好的,高潮時結尾,往往耐人尋味!
 
  三、開好年會應把握主旨建議
 
  基于以上所述,總結百谷文化多年來參與支持企業開展有效年會的經驗,如果企業有足夠的時間,并且使年會開得花了錢能辦得有效果,建議企業年會主旨涉及如下一些內容:
 
  1、準備工作先從公司的整體規劃開始,先分析在公司的整體規劃下今明兩年所處的位置,然后要拿出明年的計劃,做出預算體系和績效考評體系。運用頭腦風暴的方法,共同對瓶頸問題研討分析,共商解決方案。
 
  2、溝通是年會中最繁瑣最重要的環節,進行自上而下、自下而上的溝通。設專門時間,請優秀部門或個人經驗分享——內部提倡向標桿和先進學習,建立學習型組織。
 
  3、還可做一場團隊凝聚力執行力打造的培訓——提升團隊的負責、信任、共贏、感恩的心態,讓年會的總結更高效,對新的一年的目標更有信心。
 
  4、也可以根據企業需要,安排技能培訓,如“高效團隊修煉”、“有效溝通技巧”、“管理技能提升”、“順利達成目標績效”等,對新的一年的目標做科學預測和準備。
 
  5、再次展望公司的愿景和目標,提升員工對公司未來的信心。并且,年會結束后的跟蹤落實及考核也逐步放到日程上,不至于使年會開完后,企業上下只有激動、感動而沒有行動。
 
  企業開年會不是為年會而開年會,實際上,企業是凸顯年會的重要性及企業的可持續發展的利益與要求,這也使得眾多企業不斷追加年會預算資金,奮力一投而示“年會效應”的威力所在,對于企業,這年終歲首的年會不但重要而且意義非凡。

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